“O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado”, já dizia Peter Drucker, escritor austríaco conhecido como o “pai da administração moderna”.
Gestão do tempo e produtividade são temas amplamente discutidos no ambiente de trabalho das empresas e também dos escritórios de advocacia que buscam eficiência e agilidade em suas operações.
No entanto, os gestores experientes sabem que focar na produtividade isoladamente, pode ser um grande erro. O correto – e grande desafio – consiste em chegar a um ponto de equilíbrio que possibilite atingir um alto nível de produtividade da equipe, sem que isso comprometa o nível de qualidade do serviço prestado ao cliente.
Dada a relevância do tema, abordaremos abaixo dois tópicos que julgamos importantes: a gestão da produtividade do escritório de advocacia e dos profissionais da banca jurídica que nele atuam.
Gerenciando a produtividade e qualidade no escritório de advocacia
A tecnologia já provou que é capaz de transformar indústrias, mercados e modelos de negócios. Portanto, acompanhar esta revolução deixou de ser um diferencial e se tornou requisito básico para todo e qualquer escritório de advocacia que queira se manter competitivo neste novo cenário de mercado.
Contudo, o erro que muitos escritórios de advocacia cometem, reside no fato de mudar a tecnologia, ou seja, o ferramental e não seu modelo mental de conduzir o negócio.
Cientes desta situação, listamos abaixo 05 fatores de infraestrutura que auxiliam o escritório de advocacia no atingimento de uma operação com altos índices de produtividade e que auxiliam, inclusive, na qualidade do serviço prestado:
- Controladoria Jurídica: esta é a área responsável pela gestão da qualidade operacional dentro do escritório de advocacia. É esta equipe que recebe todas as informações e documentos, realiza o direcionamento de tarefas, monitora o andamento delas junto ao corpo técnico e dita o ritmo das atividades jurídicas. Podemos dizer que as principais atribuições da C.J. consistem em planejar, organizar, mapear fluxos de trabalho a fim de agilizar e maximizar resultados, gerir, e, por fim, acompanhar todos os recursos empregados na atuação jurídica. A Controladoria Jurídica tem como objetivo principal sustentar o fluxo de trabalho da banca jurídica, assumindo toda a carga de atividades operacionais para que os advogados possam se dedicar exclusivamente ao trabalho técnico e intelectual demandado por seus clientes.
- Ferramentas de Workflow: são ferramentas de T.I. auto gerenciáveis que automatizam todas as tarefas de determinado trabalho ou projeto e realizam o disparo sequencial das atividades para os envolvidos no assunto, encadeando toda a sequência de ações a serem cumpridas e assegurando que tudo flua adequadamente junto à equipe.
- Software jurídico: tipo de plataforma que combina inteligência, informação e tecnologia e serve para otimizar a rotina jurídica. Com o auxílio dos softwares jurídicos é possível armazenar, estruturar informações e realizar análises avançadas da carteira de processos do cliente, apurando com facilidade os indicadores de performance suas respectivas demandas.
- POP (Procedimento Operacional Padrão): Documento elaborado pela área Administrativa do escritório de advocacia que contém as instruções passo a passo, ou, o “roteiro padronizado” para a realização de cada tarefa executada dentro do escritório. Por exemplo:
- POP Envio e recepção de documentos;
- POP Compilação de publicação
- POP Diligências
- POP Cadastro de cliente
- POP Atendimento
- POP Time Sheet
O objetivo do POP é garantir, mediante a institucionalização dos padrões, a autonomia dos colaboradores na execução das tarefas bem como o atingimento dos resultados esperados em cada uma delas.
- Suporte administrativo: as rotinas de um escritório de advocacia não diferem muito da rotina de qualquer empresa. Por isso, escritórios que estão estruturados com uma lógica empresarial, contando com as áreas Administrativa, Financeira, T.I, Relacionamento com o Cliente, Marketing e Gente & Gestão; tendem a ser mais eficientes, uma vez que a banca não precisa desviar seu foco de atenção do core principal para as atividades “não jurídicas” do dia a dia da instituição.
Gerenciando a produtividade da banca jurídica
Além do olhar voltado para a infraestrutura e gestão eficiente dos processos do escritório de advocacia – que irão assegurar uma operação otimizada e com qualidade, é importante também entender sobre a atuação e desempenho de cada membro da banca jurídica. Isto por que, saber por exemplo, quanto tempo certo advogado leva em determinada tarefa, pode prever se o prazo será entregue a tempo, ou, se é necessário envolver outros profissionais no projeto.
Desta forma, é recomendável adotar a gestão através de KPI’s (Key Performance Indicators), ou, indicadores chave de performance, uma das maneiras mais usadas no meio empresarial para medir a produtividade dos integrantes do time.
Nos escritórios de advocacia, alguns dos indicadores que demonstram a produtividade dos advogados e podem ser utilizados para fins de gestão são:
- Tempo de resposta para o cliente;
- Percentual de casos solucionados com sucesso;
- Percentual de conformidade com prazos internos e externos – de todas as atividades;
- Índice de satisfação dos clientes atendidos;
- Dentre outros.
Conclusão
Gestão eficiente de processos e pessoas são as palavras de ordem para os escritórios de advocacia que buscam atingir altos níveis de produtividade e qualidade, afinal, é através da organização, otimização, estímulo da autonomia e responsabilidade de cada integrante da banca que o escritório transformará seu conhecimento técnico jurídico, core do negócio, em resultados efetivos para seus clientes.
Sobre o LG&P
Criado em 2009, o LG&P é um escritório de advocacia com mindset voltado para negócios que atende exclusivamente o mercado corporativo, oferecendo soluções jurídicas nas áreas do Direito Tributário, Trabalhista, Empresarial, Societário, M&A e Digital, no consultivo e no contencioso.
Sediado em Campinas, o escritório também possui filiais nas cidades de São Paulo e Limeira, e atende clientes de todo o Brasil, nos mais diversos segmentos de mercado. Fundamentado na Jurimetria, o LG&P auxilia seus clientes na administração de suas demandas e na tomada de decisões assertivas, conseguindo assim viabilizar negócios, salvar empresas, enxergar além dos problemas, antecipar direitos e deveres, e aumentar a lucratividade de seus parceiros.
O amplo know-how e os bons resultados que o escritório vem entregando ao longo de mais de 10 anos de atuação, tem despertado cada vez mais o interesse de grandes marcas do mercado, posicionando o LG&P como o parceiro ideal para administrar os assuntos jurídicos de médias e grandes empresas, nacionais e multinacionais. Saiba mais: www.lopesgoncales.com.br
