Assim como toda empresa, o funcionamento de um escritório de advocacia requer um processo minuciosamente mapeado e estruturado para assegurar uma operação fluida, otimizada e focada em resultados, tanto “porta para dentro” no que diz respeito a gestão de processos e pessoas, quanto “porta para fora”, no que se refere à entrega de serviços com alto padrão de qualidade para a carteira de clientes.
A atividade jurídica, como sabemos, envolve um grande volume de informações que vão desde a leitura de publicações e agendamento de prazos, até a elaboração de petições, protocolos e relacionamento com o cliente.
É nesse contexto que a Controladoria Jurídica – área responsável por dar suporte ao corpo técnico, gerar segurança operacional, promover a agilidade e confiabilidade da informação, entra em cena assumindo um papel de base, especialmente para os escritórios de advocacia ou departamentos jurídicos que buscam uma atuação pautada na Inteligência Jurídica, formato de trabalho que entende o Direito como um pilar estratégico e impulsionador dos negócios.
Ciente da relevância do assunto Controladoria Jurídica no meio advocatício, elaboramos um conteúdo dedicado a tratar a fundo sobre o tema.
Nos tópicos a seguir, você poderá conferir:
- O que é e qual a função da Controladoria Jurídica
- O que faz a Controladoria Jurídica
- Atividades táticas
- Atividades estratégicas
- Controladoria Jurídica: a máquina geradora de informações
- Principais benefícios da atuação da Controladoria Jurídica
Boa leitura!
O que é e qual a função da Controladoria Jurídica
De maneira sucinta, a C.J. (Controladoria Jurídica) é a área responsável pela gestão da qualidade operacional dentro do escritório de advocacia ou departamento jurídico. É esta área que recebe todas as informações e documentos, realiza o direcionamento de tarefas, monitora o andamento delas junto ao corpo técnico e dita o ritmo das atividades jurídicas. Podemos dizer que suas principais atribuições consistem em planejar, organizar, mapear fluxos de trabalho a fim de agilizar e maximizar resultados, gerir e, por fim, acompanhar todos os recursos empregados na atuação jurídica.
A Controladoria Jurídica tem como objetivo principal sustentar o fluxo de trabalho da banca jurídica, assumindo toda a carga de atividades operacionais para que os advogados possam se dedicar exclusivamente ao trabalho técnico e intelectual demandado por seus clientes.
É importante frisar que a Controladoria Jurídica não conflita em nada (e muito menos limita) com o trabalho da banca. Pelo contrário! Ela oferece suporte nas questões administrativas jurídicas, atuando como agente viabilizador para que a atuação técnica seja exercida dentro do mais elevado padrão de qualidade.
A seguir, descreveremos as atividades não-técnicas, táticas e estratégicas, que são de responsabilidade da Controladoria Jurídica. Acompanhe!
Controladoria Jurídica – atividades táticas (rotinas operacionais do trabalho jurídico)
- Compilação de publicações disponibilizadas diariamente: extração de publicações no site da AASP e disparo no sistema; redirecionamento de PUSH’s disponíveis no sistema; envio de publicações em horário predeterminado;
- Agendamentos: publicações; DataCloud; Push; Avulsos;
- Cadastro de serviços consultivos e processos/recursos/incidentes: publicação; migração; demandas (citações/consultivos/distribuições/solicitações de clientes) – conforme demanda, dentro dos horários estipulados);
- Migrações: recepção de substabelecimentos; extração de certidões; habilitação de DataClouds;
- Documentos: contratação e instrução de correspondentes acerca de documentos; elaboração, envio e cobrança de recolhimentos em geral; elaboração de procurações e substabelecimentos; solicitação de documentos aos clientes; solicitação de pagamentos ao financeiro; gestão de arquivos físicos; digitalização de documentos;
- Protocolos: realização de protocolos físicos e digitais em horário pré-determinado;
- Encerramento das demandas: verificação para o encerramento de pastas de processos e serviços.
Controladoria Jurídica – atividades estratégicas
Mapeamento, elaboração e fiscalização dos fluxos de trabalho
Além das atividades rotineiras listadas acima, a Controladoria Jurídica também é responsável por mapear os fluxos de trabalho e criar os POP’s (Procedimentos Operacionais Padrão). Estes manuais consistem em uma descrição detalhada de todos os passos necessários para a realização de uma determinada tarefa ou trabalho.
O objetivo principal de um POP é garantir um fluxo de trabalho sem falhas, padronizado e extremamente funcional. Além disso, ao se estabelecer fluxos de trabalho a operação torna-se mais autônoma, pois o guia facilita e norteia o trabalho da equipe.
Utilização de ferramenta de workflow e Legal Software
Superada a fase de elaboração dos fluxos de trabalho, o próximo passo consiste em espelhar todo o mapeamento operacional dentro da ferramenta de workflow – aplicação intuitiva e auto gerenciável que tem por principal objetivo a automatização das tarefas e o disparo sequencial aos envolvidos no trabalho, encadeando todas as ações a serem cumpridas e assegurando que tudo flua adequadamente junto à equipe.
Feito isso, é hora de integrar o workflow com o Legal Software, tipo de plataforma que combina inteligência, informação e tecnologia e deve servir para otimizar a rotina jurídica.
Através dos recursos tecnológicos citados acima, é possível disponibilizar as informações de forma concisa, ágil e eficiente, uma vez que os dados estarão centralizados e padronizados dentro de uma único local. É assim que, além das aplicabilidades tecnológicas, o Legal Software também atua como uma ferramenta de comunicação dentro do escritório, eliminando ruídos e retrabalho.
E isso não é tudo. Pensando na qualidade da informação, um bom software Jurídico também contará com um formato de alimentação inteligente, onde os dados a serem “inputados” no sistema deverão seguir critérios e padrões previamente configurados, garantindo assim, uma base de dados limpa e pronta para análises.
Ciência de dados
Voltando ao objetivo principal da Controladoria Jurídica – que consiste em sustentar o fluxo de trabalho da banca de advogados, cabe aqui dizer que a C.J pode também ser comparada à uma máquina geradora de informações.
Em posse de todas as informações – internas (escritório) e externas (cliente e judiciário) um grande passo pode ser dado no sentido de uma atuação jurídica orientada para impulsionar negócios. Isso porque, ter a disposição uma base de dados devidamente estruturada e confiável, permite que as informações estejam prontas para consumo e análise.
É aí, que a Controladoria Jurídica fornece o suporte mais importante para a banca de advogados: gerando bases de dados precisas e confiáveis que subsidiam a aplicação da Jurimetria e a gestão da carteira do cliente de forma inteligente, assertiva e preventiva.
Não obstante, além dos benefícios “diretos” que a Controladoria Jurídica assegura ao cliente, existem outros indiretos igualmente importantes. Por exemplo: quando o gestor de uma equipe tem a visibilidade sobre a produtividade de seus advogados, ele pode ajustar os pontos falhos, dar feedbacks objetivos e construtivos, estabelecer metas exequíveis para seu time e, logo, extrair o melhor do grupo, gerando crescimento para seus clientes, para o escritório e para seus liderados.
Benefícios proporcionados pela Controladoria Jurídica
Tendo em vista a abrangência de atuação da Controladoria Jurídica e o quanto ela permeia todo o percurso da atividade jurídica, podemos dizer que o produto final da C.J. é:
- Controle efetivo de todas as atividades em andamento no escritório, através de workflows customizados;
- Maior produtividade, segurança, agilidade e eficiência;
- Melhoria da performance pela gestão, através da criação de um mapeamento detalhado que sinaliza os riscos, as estratégias importantes e com maiores chances de êxito;
- Suporte às áreas técnicas com a análise de resultados, indicadores de desempenho da equipe e dos processos dos clientes;
- Elaboração e fornecimento de relatórios gerenciais, objetivos e visuais, com indicadores customizados conforme a necessidade de cada empresa.
Ilustração Controladoria Jurídica
Conclusão
A Controladoria Jurídica, apesar de ser uma área de suporte à banca jurídica, assume um papel fundamental e de destaque no desempenho da atividade advocatícia. É o fruto de seu trabalho que assegura segurança operacional, a agilidade e confiabilidade na informação, permitindo à banca de advogados a concentração em sua tarefa principal, que é se dedicar ao estudo dos casos, a elaboração das petições, a realização das audiências, o atendimento próximo aos seus clientes para uma entrega de resultados sólidos, que impulsionem seus negócios através da disciplina do Direito.
Sobre o LG&P
Criado em 2009, o LG&P é um escritório de advocacia com mindset voltado para negócios que atende exclusivamente o mercado corporativo, oferecendo soluções jurídicas nas áreas do Direito Tributário, Trabalhista, Empresarial, Societário, M&A e Digital, no consultivo e no contencioso.
Sediado em Campinas, o escritório também possui filiais nas cidades de São Paulo e Limeira, e atende clientes de todo o Brasil, nos mais diversos segmentos de mercado. Fundamentado na Jurimetria, o LG&P auxilia seus clientes na administração de suas demandas e na tomada de decisões assertivas, conseguindo assim viabilizar negócios, salvar empresas, enxergar além dos problemas, antecipar direitos e deveres, e aumentar a lucratividade de seus parceiros.
O amplo know-how e os bons resultados que o escritório vem entregando ao longo de mais de 10 anos de atuação, tem despertado cada vez mais o interesse de grandes marcas do mercado, posicionando o LG&P como o parceiro ideal para administrar os assuntos jurídicos de médias e grandes empresas, nacionais e multinacionais. Saiba mais: www.lopesgoncales.com.br
